Wij verwerken wekelijks jouw (financiële) administratie. Alles wordt door ons gedownload of ingescand, geordend, gelezen en gearchiveerd. Actiepunten die voortvloeien uit brieven worden direct in jouw takenlijst genoteerd. Daarnaast doen wij ook jouw debiteurenbeheer.
Financiële administratie en administratie
voeren. Beiden bestaan uit het vastleggen en
verwerken van zakelijke gegevens.
Bij financiële administratie hebben wij het over de stukken met betrekking tot financiële gegevens en de boekhouding, zoals o.a. bankafschriften, facturen, bonnetjes, besteloverzichten, een kasboek etc.
Bij administratie hebben wij het over de stukken die betrekking hebben op andere gegevens, zoals o.a. poststukken, brieven, mededelingen, vraagstukken etc
Wij verzorgen een zakelijk inschrijf- en postadres, waardoor jij niet op locatie aanwezig hoeft te zijn.
Mail wordt uitgepakt, ingescand en door gemaild. Pakketten worden verzonden naar een adres naar wens.
Ontevreden klanten handelen wij af en komen niet bij jouw kantoor, magazijn, werkplaats of huis op bezoek.
Wij zorgen ervoor dat facturatie wordt geautomatiseerd en eventuele handmatige facturen door ons worden opgesteld, gecontroleerd en verzonden.
Van brieven tot facturen, alles in online mappen overal ter wereld beschikbaar.
Wij verzorgen het gehele debiteurenbeheer, zodat jij sneller jouw geld hebt en cashflow problemen voorkomt.
Na het ontvangen van poststukken bestaat er de mogelijkheid om deze door ons inhoudelijk te laten behandelen.
Is het een aanslag, dagvaarding of mededeling? Dat maakt niet uit.
Wij kunnen alle soorten poststukken zorgvuldig afhandelen.
.png)
Taken automatisch in je agenda en een melding bij nieuwe taken.
Jij bent gevestigd op ons postadres. Wij scannen en sturen alles digitaal door — snel, veilig en overzichtelijk.
Van het verzamelen van facturen tot het correct benoemen, archiveren en signaleren van actiepunten
Elke week wordt je administratie bijgewerkt: grondig en altijd een
up-to-date overzicht.
Digitaal gestructureerd administratie: Voldoet aan de bewaarplicht en is altijd makkelijk terug te vinden.
Jij bent gevestigd op ons postadres. Wij scannen en sturen alles digitaal door — snel, veilig en overzichtelijk.
Van het verzamelen van facturen tot het correct benoemen, archiveren en signaleren van actiepunten
Elke week wordt je administratie bijgewerkt: grondig en altijd een
up-to-date overzicht.
Digitaal gestructureerd administratie: Voldoet aan de bewaarplicht en is altijd makkelijk terug te vinden.
Een goed georganiseerde administratie begint bij een helder proces.
Om te zorgen dat geen enkel document over het hoofd wordt gezien en alle informatie tijdig wordt opgevolgd, hanteren wij een gestructureerd stappenplan voor het verwerken van administratieve stukken.
Zo blijft je administratie altijd overzichtelijk, actueel en actiegericht!
Alle administratieve documenten – zoals brieven, contracten, rapporten – worden verzameld.
Dit betreft zowel fysieke als digitale documenten.
Fysieke documenten worden indien nodig ingescand, digitale bestanden worden gedownload en gestructureerd opgeslagen voor verdere verwerking.
De documenten worden eerst globaal bekeken om te bepalen om wat voor soort document het gaat (bijv. aanslag, herinnering, overeenkomst, beschikking, algemene informatieve brief).
Hierdoor kunnen deze in de volgende stappen efficiënter worden verwerkt en gecategoriseerd.
Alle documenten krijgen een duidelijke en consistente bestandsnaam, zodat ze eenvoudig terug te vinden zijn. De naam bevat bijvoorbeeld een datum, onderwerp, afzender, eventueel een kenmerk en dossiernummer.
Dit bevordert overzicht en voorkomt fouten bij terugzoeken of delen met derden.
De documenten worden inhoudelijk grondig doorgenomen. Belangrijke informatie wordt samengevat en actiepunten worden helder geformuleerd.
Daarbij worden de volgende vragen beantwoord:
- Wat is de datum van de brief?
- Wie is de afzender?
- Wie wordt er vertegenwoordigd?
- Aan wie is de brief gericht?
- Wat is het doel van deze brief?
- Zijn er belangrijke kenmerken (zoals “uw kenmerk”, “ons kenmerk”, aanslagnummer)?
- Wat is het onderwerp?
- Hoe vat je de belangrijkste inhoud samen?
- Welke actiepunten volgen hieruit?
- Is er een deadline of termijn verbonden aan de actie?
De actiepunten worden vervolgens met bijbehorende deadlines ingepland in onze to-do lijst en agenda.
Eventuele relevante informatie wordt direct gecommuniceerd met de klant.
Na verwerking worden alle documenten netjes geordend en opgeslagen in de juiste (digitale) mapstructuur.
Hierdoor blijft de administratie overzichtelijk, volledig en voldoet deze aan de wettelijke bewaarplicht.
Een overzichtelijke financiële administratie is essentieel voor een gezonde bedrijfsvoering én voor het voldoen aan fiscale verplichtingen. Om grip te houden op alle facturen, bonnen, bankoverzichten en rapportages, hanteren wij een strak proces. Met dit stappenplan zorgen we ervoor dat alle financiële documenten correct verzameld, gestructureerd, verwerkt en gearchiveerd worden — klaar voor verwerking in de boekhouding.
Alle financiële documenten worden verzameld. Denk aan facturen (inkoop/verkoop), bonnen, bankafschriften, transactiebestanden en financiële rapportages. Fysieke documenten worden ingescand en digitale bestanden worden gedownload vanuit e-mails, portalen of systemen zoals Shopify, Mollie of de bank.
De documenten worden kort doorgenomen om te bepalen om wat voor type het gaat (bijvoorbeeld factuur, bon, bankafschrift of rapport). Hierdoor kunnen ze correct gecategoriseerd en verwerkt worden in de volgende stappen.
Alle documenten krijgen een duidelijke, uniforme bestandsnaam. Denk aan een combinatie van datum, documenttype, leverancier of klant, en factuurnummer. Dit maakt automatische verwerking, terugzoeken of delen met derde een stuk efficiënter.
De voorbereide documenten worden overgedragen aan de boekhoudafdeling voor verwerking in de administratie. Dankzij de juiste bestandsnamen en sortering verloopt dit proces snel en foutloos.
Na verwerking worden de documenten netjes opgeslagen in de juiste digitale mapstructuur, conform de bewaarplicht. Zo blijft alles terugvindbaar, geordend en klaar voor controles of rapportages.
Ons zakelijk inschrijfadres zorgt voor dezelfde voordelen als een fysiek kantoor zonder dat het nodig is om een kantoorruimte te huren.
Naast een flex werkplek en het fungeren als een inschrijfadres voor KvK, zorgen wij ervoor dat jouw post wordt ingescand of wordt doorgestuurd naar jou.
Ben jij opzoek naar een flex werkplek, privacy of wil jij simpelweg op verschillende locaties werken maar op de hoogte blijven van binnenkomende post?
.png)
